Nützliche Tools für Unternehmer: So machen es sich Firmeninhaber leichter

Nützliche Tools für Unternehmer: So machen es sich Firmeninhaber leichter

Automatisierung und Digitalisierung sind heute Schlüsselwörter in der Unternehmenswelt. Was im Großen viele Prozesse beinhaltet, kann im Kleinen schon damit beginnen, als Gründer oder Inhaber einer kleineren Firma auf nützliche Tools zu setzen. Doch welche Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung und was bewirken diese? Nachfolgend werden einige spannende Anhaltspunkte aufgezeigt.

• 1.Elektronische Buchhaltung: Durch Software zur großen Zeitersparnis

Hochwertige Buchhaltungssoftware bietet im unternehmerischen Alltag eine große Hilfe. Auf diese Weise lassen sich gleich mehrere Prozesse vereinfachen:

• -Rechnungen: Gute Programme verfügen auch über die Option, Rechnungen schreiben und versenden zu können.

• -Belege: Die Belegerfassung wird mehr und mehr automatisiert. So müssen nur noch die Belege per PDF eingepflegt oder per automatischem Beleg-Import eingestellt werden. Oft erfolgt eine automatische Verbuchung im richtigen Bereich.

• -Überblick: Nutzer von elektronischer Buchhaltung haben jederzeit einen Überblick über die zu erwartenden Einnahmen sowie die Ausgaben. Aus den Daten kann der Steuerberater relativ einfach den Jahresabschluss erstellen.

Unter dem Strich sparen Unternehmer mit einer guten Buchhaltungssoftware wie lexoffice viel Zeit und Nerven. Die langwierige Belegerfassung wird deutlich einfache rund der Steuerberater freut sich über geordnete Daten.

• 2.Projektmanagement: Übersicht auch bei größeren Projekten behalten

Das Denken und Arbeiten in Projekten gehört in vielen Unternehmen zum Standard. Dabei arbeiten meistens mehrere Mitarbeiter unabhängig voneinander an einem Projekt. Um hier die Übersicht zu behalten, stellt Projektmanagement-Software eine große Hilfe dar. Mit Optionen wie Trello lassen sich Projekte geordnet darstellen. Jeder Beteiligte sieht sofort, wer wann was erstellt hat und es lassen sich bequem Zuständigkeiten zuordnen. Auf diesem Weg entfällt viel Arbeit und Stress sowie Bezug auf die Abstimmung und Organisation.

• 1.Daten-Sharing: Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern sehr hilfreich

Wer mit Personen zusammenarbeitet, die nicht Teil der eigenen Daten-Infrastruktur sind, kann auf einfache Software zum Daten-Sharing setzen. Dropbox ist hierbei eine bekannte, aber bei weitem nicht die einzige Lösung. Auf diesem Weg lassen sich problemlos Daten zur Verfügung stellen und etwaige Ergebnisse empfangen. Ob nun Dokumente, Videos oder Bilddateien – alles lässt sich bequem übertragen.

• 2.Messenger und Video-Konferenzen: Für das digitale Meeting

Der Austausch mit anderen Personen ist in Zeiten von Homeoffice und global vernetzter Arbeit etwas schwieriger geworden. Doch dank Messengern wie Skype, Teams oder Slack ist es heute bequem möglich, Nachrichten auszutauschen. Darüber hinaus bieten viele Tools auch die Möglichkeit, Video-Meetings durchzuführen. Der Vorteil: Im Vergleich zum schriftlichen Chat lässt sich direkter kommunizieren und man kann dem jeweiligen gegenüber dabei in die Augen sehen.

• 3.E-Mail-Marketing: Gute Software für gute Kampagnen

Lead-Generierung über E-Mail-Marketing wird heute immer wichtiger. Ohne eine leistungsfähige Software ist dies jedoch kaum möglich. Diese stellt die Oberfläche für Follow-Up-Kampagnen zur Verfügung und sorgt dafür, dass die Adressliste gepflegt werden kann. Darüber hinaus stellen gute Anbieter in diesem Bereich rechtssichere Lösungen zur Verfügung, mit denen dem Datenschutz Genüge getan wird. Darüber hinaus erfahren Unternehmer so, wer welche E-Mail geöffnet hat und können damit ihre Kunden ein Stück weit kategorisieren.

• 4.Sicherheit: Ohne entsprechende Software-Lösungen geht nichts

Auch das Thema Sicherheit wird heute immer wichtiger. Aus diesem Grund können Unternehmer heute kaum noch auf entsprechende Lösungen verzichten. Diese haben mitunter ganz unterschiedliche Funktionen und hängen auch immer von der jeweiligen Arbeitsweise ab. Mögliche Ansätze sind:

• -Verschlüsselung von Kommunikation und Daten
• -Zugangsbeschränkungen (Passwortschutz, Zwei-Faktor-Authentifizierung)
• -Schutz vor Eingriffen von außen (Anti-Viren-Software, Firewalls)

Software-Lösungen sorgen für Hilfe

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Tagesgeschäft in einem Unternehmen viele verschiedene Bereiche berührt. Dabei fällt es schwer, diese Bereiche alle unter Kontrolle zu halten. Größere Unternehmen setzen dabei auf das Know-how von Experten. Wer sich dies jedoch gerade zu Beginn noch nicht leisten kann, findet in günstigen Software-Lösungen einfache Helfer. So lassen sich viele Nebenschauplätze sinnvoll betreuen, ohne dabei den Fokus für das eigene Kerngeschäft zu verlieren. Bei der Auswahl der Software-Lösungen ist es jedoch wichtig, vorher den eigenen Bedarf genau zu klären und dann erst dann die passgenaue Lösung zu suchen. Nicht immer sind dabei kostengünstige Optionen das Mittel der Wahl. In vielen Bereichen lassen
sich die Ausgaben jedoch in Grenzen halten.

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Abbildung 1: Mit Software-Lösungen den Geschäftsalltag erleichtern - es gibt durchaus Möglichkeiten. Bildquelle: @ Luke Peters / Unsplash.com

https://unsplash.com/photos/B6JINerWMz0